Como fazer uma reunião de trabalho que seja eficiente, sem ficar divagando ou parecendo que você quer se mostrar.

Confira 3 dicas rápidas que você pode colocar em prática na sua próxima reunião:

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  • Prepare a agenda da reunião com antecedência: para que a reunião seja mais produtiva, definida os pontos (bullet points) que precisam ser tratados na reunião. Para ser mais eficiente, se possível, inclua os pontos na descrição do “convite” (invite) da reunião que você envia via Google Calendar ou Outlook (Office 365).

  • Responda “Por que estamos aqui?”: algumas pessoas consideram as reuniões improdutivas ou até se questionam se elas deveriam estar ali. Por isso, no começo na reunião explique porque o assunto é importante. Isso fará com que as pessoas se conectem e entendam o propósito da reunião. Isso também contribuirá para que você aumente a sua confiança para conduzir a reunião.

  • Pausa e respire: as reuniões de trabalho geralmente existem para se chegar à um comum acordo (pelo menos deveriam ser) — definição de escopo de trabalho, explanação do que precisa ser feito, fechar um novo contrato, solicitar orçamento, etc. Durante a reunião, as outras partes poderão “comprar sua idéia”, fazer perguntas, mas também fazer objeções. Pausar lhe ajudará a assimilar os pontos que estão sendo levantados e os argumentos que você pode utilizar para que você conduza a reunião ao seu objetivo final. Respirar lhe ajudará a oxigenar o seu corpo, mantendo a sua voz firme e transmitindo segurança e convicção em sua fala.

Mesmo nas reuniões em que você é convidado a participar (e não para conduzir), é importante que você procure falar para demonstrar o seu interesse sobre as necessidades da empresa, aumentar a sua visibilidade e relacionamento com os participantes.

Fonte: How to Speak Up in a Meeting, and When to Hold Back. Disponível em <https://hbr.org/2019/04/how-to-speak-up-in-a-meeting-and-when-to-hold-back>. Acesso em: 4 abr 2019.