Breakup email: a tentativa final antes de dar "lost" na oportunidade

[subtitle]Você fez todas as tentativas de contato com o cliente para fechar o pedido e não teve sucesso. Agora é hora de fechar o loop com um breakup email. Confira um modelo de email com esteroides, pronto para uso, para você finalizar o workflow do processo de vendas. É a sua última tentativa e você precisa de um email mágico.[/subtitle] Neste artigo, quero compartilhar com você o modelo de breakup email que utilizo para "fechar o ciclo" (close the loop) do meu atendimento no processo de vendas.

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Porque usar um breakup email

Em um processo de vendas, quando os leads/prospects/clientes solicitam uma cotação, as cotações nos softwares de CRM são chamadas de Oportunidades (ex.: Opportunities no Salesforce) ou Negócios (ex.: Deals no HubSpot CRM, Pipedrive e Zoho CRM).

Pipeline de vendas

Os vendedores gerenciam as oportunidades/negócios em um "pipeline de vendas" (sales pipeline), como um funil de vendas, que leva em consideração o estágio da negociação e a data de fechamento.

Followup

O vendedor no seu processo de vendas, uma vez que envia a proposta, se programa para fazer um followup (acompanhamento) com o cliente.

A ideia é que o vendedor evolua a negociação em seus estágios (20%, 30%, 40%, etc) até o fechamento da venda (100%) – Oportunidade Ganha Fechada (Closed Won).

Acontece que muitas vezes o vendedor não consegue fazer um followup por falta de retorno do cliente. Assim sendo, no processo de vendas, o vendedor se programa para fazer uma certa quantidade de tentativas de contato.

Se ao final das tentativas o vendedor não tiver um retorno do cliente, ele encerra o seu atendimento e define que a oportunidade está perdida (0%) – Oportunidade Perdida Fechada (Closed Lost).

Forecast

Com base no histórico de "Oportunidades Ganhas x Oportunidades Pedidas", as empresas definem a sua taxa de conversão "Oportunidades:Pedido". Por exemplo: para cada 10 oportunidades, fecha 1 pedido.

Os sistemas de CRM utilizam a "data provável de fechamento das oportunidades", o valor total das oportunidades e uma taxa de conversão "Oportunidades:Pedido" para fazer uma projeção de faturamento do mês.

Por exemplo:

Se a empresa tem 1 milhão de propostas enviadas com data de fechamento para o mês X, e se a cada 10 propostas a empresa fecha 1 pedido (10:1), a empresa estima que no mês X ela deve faturar R$ 100 mil.

É importante o vendedor fechar as oportunidades sem retorno, para evitar uma perspectiva errada de receita de vendas no mês.

Se o vendedor realizou diversas tentativas de contato e não teve resposta, ele não pode considerar essa oportunidade em seu forecast (previsão) de vendas.

Se o vendedor não consegue contato com o cliente e não fecha essas oportunidades, os gerentes comerciais usam o termo "inflando o pipe" para se referir às oportunidades que estão inchando o pipeline.

O vendedor precisa fechar essas oportunidades perdidas e dar atenção para as outras oportunidades que ainda estão abertas.

Hasta la vista, baby.

Breakup email

Se no seu processo de vendas você definiu que vai fazer 4 tentativas de contatos.

Se na sua terceira tentativa você não teve retorno.

Agora só lhe resta fazer a última tentativa. Se você não tiver retorno dessa vez, dê "lost" (Closed Lost) na oportunidade, conclua o seu atendimento e parta para a próxima. Afinal, não há tempo a perder e você precisa vender.

Na sua penúltima tentativa de contato você pode utilizar o modelo de email de vendas para quando se é ignorado.

No meu modelo de breakup email eu combinei 3 "ingredientes":

  1. O gatilho mental "edutainment" – palavra em inglês que significa "atividade ou programa que combina elementos educacionais e de entretenimento" –, discutido em Mass Persuasion Method, de Bushra Azhar.
  2. O modelo de breakup email "The Magic Email" (O Email Mágico) do autor Blair Enns, de "The Win Without Pitching Manifesto".
  3. O modelo de email de vendas "The 'Final Reach Out'" – tradução livre: "A Tentativa Final" – disponível em inglês no HubSpot CRM Free;

O modelo de breakup email "The 'Final Reach Out'" faz parte da biblioteca de modelos do HubSpot CRM Free

Modelo de breakup email com esteroides

Assunto do email (subject): É preciso seguir em frente...

Mensagem:

[Primeiro Nome],

Desculpa a persistência. Acho que você mudou de direção e não me avisou (rs).

Com base no seu silêncio, suponho que você não esteja mais interessado em [produto/serviço] para ["você" ou Nome da Empresa].

Se eu estiver errado, por favor, me avise!

Estou concluindo a sua solicitação de atendimento.

Só me resta seguir em frente. (Estou um pouco dramático hoje.) 😭

Abraços, [Seu Nome]

[end]O que achou do meu modelo de breakup email? Pronto para enviar para as suas oportunidades? Responda nos Comentários[/end]